Особенности  функционирования Google Suite for Education
в условиях многодоменности

Google Suite for Education - это бесплатный набор (suite с англ. набор, комплект) сервисов Google для образования. Такое имя он получил в ноябре 2016 года, когда Google Apps for Education был переименован.

На январь 2018 года Google Suite for Education включает в себя 8 основных приложений-сервисов (почта gmail, календарь, сайты, система организации обучения Classroom, google-диск и документы, система видеообщения Google Hangouts, сейф Google), 50 дополнительных сервисов Google (блоги, фотографии, видео, социальные сети и т.д.) и имеет возможность подключать более 200 сервисов сторонних разработчиков. Разница в основных и дополнительных сервисах заключается в техподдержке: для основных техподдержка  осуществляется в режиме 24/7, т.е. круглосуточно, а для дополнительных - по мере обращения.

При регистрации Google Suite необходимо указывать доменное имя второго или третьего уровня. Это имя и будет доменом организации и все адреса электронной почты будут заканчиваться именно на это доменное имя. Но существует возможность добавить, а потом и заменить домен. Но здесь не все так просто - в идеале, казалось бы, указал новое доменное имя и у всех ранее зарегистрированных пользователей меняется учетная запись (а именно то, что в электронном адресе идет после символа @) и доменное пространство. НЕТ, и ещё раз НЕТ. Но об этом ниже.

Как правило, большинство образовательных учреждений при регистрации указывают домен образовательного учреждения, в аббревиатуре которого присутствует наименование учебного учреждения, и все получается логично и понятно.

Но бывают ситуации, когда домен, на который регистрировался Google Suite for Education, перестает удовлетворять владельцев домена. Это может случится когда:

1. учебное учреждение было переименовано и его аббревиатура уже не совпадает с именем домена,

2. появился более удобный домен (с меньшей ценой, более легким администрированием или лучше звучащий),

3.изначально было выбрано неподходящее доменное имя,

4. организация, имеющая домен, достаточно большая (например, более 1000 пользователей) и структурно разнородна. В этом случае разумно разделить деятельность организации по разным доменам. Но один из доменов все равно будет основным,

Школа педагогики Дальневосточного федерального университета получила подобную подписку от Google на 10000 (десять тысяч) пользователей в декабре 2014 года. На момент регистрации у нас, Школы педагогики, было только один официальный домен, с которым системный администратор мог работать - uspi.ru (Ussuriysk State Pedagogical Institute, Уссурийский государственный педагогический институт, на тот момент реорганизованный и вошедший в состав ДВФУ). Из-под этого домена был создано доменное имя третьего уровня - soe.uspi.ru (soe - School of Education). К этому-то домену и был привязан Google Suite (тогда Google Apps) for Education.

В течение трех лет использования Google Suite нас в общем-то устраивал такой домен. Естественно, при этом каждый раз требовалось объяснение выбора такого доменного имени. За время работы в этом домене, преподавателями и студентами был наработан достаточно большой объем различных документов, таблиц, презентаций, форм и сайтов.

Но в январе этого года возникла необходимость организации информационно-образовательной среды системы довузовского образования ДВФУ, имеющую к Школе педагогики косвенное отношение. И существующий домен явно перестал нас устраивать, т.к. две из четырех вышеуказанных причин проявились во всей красе.

По предложению Школы педагогики ДВФУ отдел системного администрирования ДВФУ создал нам два дополнительных домена и привязал их к Google Suite:

soe.dvfu.ru - для непосредственно Школы педагогики ДВФУ,

poe.dvfu.ru - (pre-university education) для системы довузовского образования ДВФУ.

Таким образом, сейчас в нашем Goggle Suite три домена:

·         soe.uspi.ru - основной домен

·         soe.dvfu.ru

·         pue.dvfu.ru

Каковы же особенности администрирования и работы в условиях многодоменности?

1. Создание учетных записей возможно в любом из этих трех доменов. По умолчанию, естественно, указывается основной домен. Но дополнительный домен можно выбрать из раскрывающегося списка как показано на рисунке 1.

Рисунок 1 - Выбор домена при создании пользователя

Множественное создание аккаунтов производится так же, как и в случае одного домена.

2. Аккаунты созданные в разных доменах имеют разное пространство. Из-под аккаунта в одном домене на google-диске в разделе Доступное мне видны те документы, к которым дан доступ из аккаунтов в другом домене. Но НЕ видны сайты, а главное шаблоны сайтов, общедоступные в другом домене или те, к которым дан доступ из-под аккаунта в другом домене. Доступ к сайту в этом случае возможен только по ссылке в письме. Хотя, эта ситуация аналогична той, когда к сайту, созданному в личном аккаунте gmail дается доступ пользователям с корпоративным аккаунтом Google или наоборот.

3. То обстоятельство, что для сайтов это разные пространства, не дает изменить основной домен. Вернее, изменить-то можно (рисунок 2), но это приведет к тому, что пользователи с аккаунтами в “старом” основном домене не увидят своих сайтов. Изменить основной аккаунт разумно тогда, когда актуальное большинство пользователей организации имеют аккаунты в том домене, которое планируется сделать основным.

Рисунок 2 - Изменение основного домена организации

4. Аккаунты с одинаковым именем, но созданные в разных доменах - это разные аккаунты. Т.е. panchenko.vi@soe.uspi.ru и panchenko.vi@pue.dvfu.ru - это разные аккаунты со своей почтой, диском и сайтами. И своим пространством. Но создавать такие аккаунты категорически НЕ советую. Это объясняется еще одной особенностью функционирования многодоменности.

5. Существует возможность изменить принадлежность аккаунта к тому или другому домену. Но в случае, если данные учетной записи совпадают (или совпадает псевдоним пользователя), система не даст это сделать (рисунок 3). Если же такого аккаунта нет, то все пройдет нормально. При этом прежний аккаунт станет псевдонимом, что обеспечит доставку почты владельцу аккаунта. Хотя надо учесть то, о чем предупреждаем система администрирования (рисунок 3). Что при этом будет с данными аккаунта? Почта, данные на диске будут те же, что и в прежнем домене. А вот созданные сайты будут не видны, но доступны по ссылке, если позволяет уровень доступа.

Рисунок 3 - Обновление пользователя

6. Что касается уровней доступа, то их по прежнему пять, как и в случае одного домена (рисунок 4).

Рисунок 4 - Изменение уровней доступа к документу

7. Если в одном домене есть шаблоны сайтов, нужных в другом домене, то их нужно скопировать в этот домен. Делается это обычным способом. Разработчик шаблона сайта дает пользователю с аккаунтом из другого домена доступ на уровне владельца. Этот пользователь открывает сайт-шаблон в своем домене и копирует его в свой домен, а затем сохраняет его как шаблон.

Таким образом, функционирования Google Suite в условиях многодоменности имеет свои особенности, которые надо  учитывать при администрировании.

Имея ввиду все вышесказанное, возникает вопрос: а стоит ли добавлять новое доменное имя в ваш Google Suite for Education без убедительных причин?

1. Причина добавления нового домена действительно должна быть убедительной. Таковой, например, я НЕ считаю наличие более удобного домена. Потому, как от старого домена так просто не уйдешь.

2. Вообще говоря, администрирование подобных систем не назовешь творческой работой. Чаще это достаточно нудная, как например, создание пользователей, и кропотливая работа, требующая не только внимательности и аккуратности, но и определенных знаний. В случае многодоменности эти требования значительно возрастают: надо понимать, что ты делаешь, быть вдвойне аккуратным и внимательным.

3. Отдельно остановлюсь еще на одном моменте. Вроде кажется разумным, если есть такая возможность, аккаунты преподавателей создавать в основном домене второго уровня, а аккаунты учащихся и родителей - в дополнительных поддоменах третьего уровня от основного домена (раз у образовательного учреждения есть проплаченный домен второго уровня, то создать поддомены третьего уровня уже не такая проблема). У учащихся будет свое доменное пространство, у преподавателей свое, у родителей свое. Например, в нашем вузе корпоративная почта преподавателей находится в домене dvfu.ru, а студентов в домене students.dvfu.ru. Но в случае небольшого образовательного учреждения я, как администратор, так делать НЕ стала бы. Проблем с организацией совместного доступа будет больше, чем неочевидной выгоды понимания того, кто написал то или иное письмо.

4. Добавление нового домена (или даже доменов) считаю разумным в случае, когда подписка Google Suite for Education оформлена на целое Управление образованием города (района), причем на домен второго уровня. Из под этого домена создаются поддомены (домены третьего уровня) для разных школ и привязываются к Google Suite for Education. В рамках основного домена города (района) создаются дочерние организации для школ города (района). Далее школам делегируются права администрирования пользователей конкретной дочерней организации. Тут возникают свои проблемы общего администрирования. Но мне этот вариант кажется более приемлемым для организации информационно-образовательной среды на базе Google Suite for Education сразу для целого ряда школ.

Общий вывод: самым разумным я считаю выбор правильного доменного имени изначально (при регистрации GSuite). Если уж случилось так, что все-таки требуется изменить или добавить доменное имя, то вначале нужно внимательно почитать справочную информацию по этому вопросу. А если уж добавили новое доменное имя, будьте очень аккуратны и внимательны при администрировании.