Второй московский саммит Google в школе №777. Как мы готовились

Мотки разноцветных кабелей, мигающие всеми цветами радуги индикаторы, горы коробок, грохот передвигаемой мебели... Электричество буквально витает в воздухе, накаляя атмосферу. Мощность WiFi колеблется от максимального до минимального уровня. Посреди всего это в отчаянии мечется фурия …С ангельским терпением и невозмутимым выражением лиц между столами неторопливо перемещаются инженеры… В канун Halloween мы готовились к событию - второму московскому саммиту Google.

Мы уж писали о том, как это происходило в апреле, когда в одной из московских школ-новостроек собрались представители школ-участниц ассоциации “Некрасовская республика”. На сей раз действо было локальным: мы собрали сотню сотрудников “всего лишь” одного территориального образовательного комплекса, насчитывающего 4 школьных и 3 дошкольных отделения, размещающихся в 11 зданиях.

Полагаю, уже из этого вступления ясно, как важно наладить эффективный информационный обмен и электронный документооборот в учреждении, находящемся в условиях пост-реорганизации, когда в новообразованном ТОК каждое из объединенных структурных подразделений по инерции продолжает функционировать в соответствии с привычными механизмами.

1 сентября 2014 года в школе появилась новая структура - сектор информатизации образовательного процесса, сотрудниками которого стали +Ekaterina Dodonova  и +Мария Смирнова. С первых дней нового учебного года сотрудники получили аккаунты в школьном Google Apps и тогда же мы запустили тренинг по использованию служб школьной ИОС, апофеозом которого в первом полугодии стал саммит Google "ИКТ в электронном документообороте и информационном обмене".

Как уже говорилось выше, мероприятие проходило в крупном столичном ТОК, школьные отделения которого разбросаны по территории микрорайона, а это означает, что все задействованные в его подготовке сотрудники, гости и модераторы мероприятия территориально удалены друг от друга. Поэтому на протяжении трех недель вся подготовка к семинару, за исключением двух очных совещаний, были перенесены “в облака”. Были сведены к минимуму очные и телефонные переговоры и совещания по поводу предстоящего события с членами педагогического коллектива, ответственными за мероприятие (в первую очередь это касалось руководителей школьных и дошкольных отделений, которые на тот момент неохотно использовали корпоративную электронную почту и общие документы). Это добавляло долю сложности в работе организатора, но давало реальную возможность предложить "свои правила игры" и использовать ИОС школы как площадку удаленного взаимодействия. Корпоративная электронная почта использовалась для решения оперативных задач подготовки мероприятия с сотрудниками организации: согласование закупки недостающего оборудования, заказ питания на время проведения семинара, согласование списков участников семинара, подготовка зала и оборудования и прочее, прочее, прочее.

Параллельно с использованием электронной почты работа осуществлялась в общих документах, распределенный доступ к которым был предоставлен всем участникам подготовительных мероприятий. Так, например, не выходя непосредственно на объект, удалось согласовать схему размещения мебели и техники в зале проведения мероприятия с использованием рисунка Google.

Программа мероприятия также готовилась исключительно с использованием облачных технологий: в текстовом документе Google составлена ведущими, утверждена директором , одобрена гостями и доведена до сведения модераторов групп.

Выверка списков участников, распределение их по группам, учет доли участников от каждого школьного отделения и учет посещаемости тренинга производились в сводных таблицах Google.

Неожиданной проблемой для организатора стала корректировка в общедоступном для администрации документе списка участников одним из руководителей ШО (из самых лучших побуждений, разумеется). Легкость редактирования таблицы, отсутствие каких-либо признаков официального документа (“шапки” с выходными данными организации, резолюции директора и т.п.) и отсутствие каким бы то ни было образом (например, локальным актом) зафиксированного статуса корпоративных документов привели к тому, что один из руководителей школьных отделений накануне мероприятия по своему усмотрению увеличил списочный состав участников семинара за счет сотрудников своего ШО, не поставив организаторов в известность, что создало ряд проблем: именные бейджи, именные сертификаты об участии в семинаре а, главное, заранее созданные списки рассылок в группах Google, пришлось менять буквально на ходу. В этот момент не организатор управлял ситуацией, но ситуация управляла организатором. Этот кейс наглядно демонстрирует необходимость своевременной (или даже упреждающей) разработки серии локальных актов, регламентирующих взаимодействие в школьной ИОС, в частности, положение об информационном обмене, о работе в документах общего редактирования, о порядке создания и удаления учетных записей пользователей и т.п.

Анонс мероприятия был дан в сетевом профессиональном сообществе “Сеть школ”, участниками которого являются педагоги и администрация ГБОУ СОШ №777, а также на внутришкольном сайте информационного обмена. Наконец все было готово.

Продолжение следует...